Tin Tức Mới Nhất

recent
[Tin Tức][slider][#fc0000]

Tổ chức sự kiện tại Hà Nội cần thực hiện những khâu nào?

Không chỉ các sự kiện lớn mà cả với các sự kiện nhỏ cũng đều cần thực hiện những khâu chuẩn bị, cũng như cần có quy trình thực hiện rõ ràng. Giúp bạn hình dung được những công việc cần phải làm khi tổ chức một sự kiện tại Hà Nội, xin mời tham khảo bài viết sau. 

Bất kể sự kiện lớn hay nhỏ được tổ chức đều có một mục đích nhất định. Thông thường các sự kiện được tổ chức như PR sản phẩm, PR thương hiệu, khai trương, động thổ hoặc chỉ đơn thuần là một bữa tiệc kỷ niệm dịp nào đó. Thế nhưng dù quy mô thế nào, hình thức thế nào, tổ chức ở đâu thì cũng đều phải trải qua một số bước chuẩn bị dưới đây. 

Lên kịch bản tổ chức sự kiện 

Với tất cả mọi sự kiện, điều đầu tiên mà các event planner cần thực hiện để đặt nền móng cho các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản sự kiện. Viết kịch bản là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức một sự kiện và cần được thực hiện một cách công phu và chi tiết. Bạn cần đưa kịch bản chi tiết sự kiện cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn. 


Viết proposal 

Proposal đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình tổ chức nên một event. Bất cứ một event nào đều cần phải được đặt nền móng vững chắc đã rồi mới có thể xây lên từng viên gạch một, đưa đến một kết quả cuối cùng hoàn hảo. Việc lên kế hoạch làm ra một proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này. 

Với một người làm sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào tiến hành tổ chức bất cứ một sự kiện nào. 

Chọn thời điểm tổ chức sự kiện 

Thành công của một sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng. 


Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các event lớn, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với sự kiện lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự sự kiện vào thời điểm đó không. 

Chọn địa điểm tổ chức 

Địa điểm tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt… 

Xây dựng kế hoạch truyền thông 

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất. 


Bạn hãy tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR. 

Phòng ngừa rủi ro 

Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào. Thường thì các vấn đề rủi ro về an ninh tại sự kiện được lưu ý nhiều hơn cả. Để phòng ngừa rủi ro về an ninh, trật tự thường các đơn vị tổ chức sẽ tìm thuê các công ty dịch vụ bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp. 

Chia sẻ từ ông Nguyễn Khắc Tĩnh – Giám đốc Công ty bảo vệ Hà Nội Đệ Nhất thì bảo vệ chuyên nghiệp đóng góp công sức rất lớn trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của các sự kiện. Bởi lẽ: 

Thứ nhất, các sự kiện dù lớn dù nhỏ đều thu hút số lượng lớn công chúng tham ra. Đặc biệt đây cũng là cơ hội để nhiều kẻ có ý đồ xấu trà trộn thực hiện các hành vi trộm cắp, phá hoại.


Thứ hai, bên cạnh đó không thể thiếu nhân vật chính, các khách mời đặc biệt, các ca sĩ, diễn viên, người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng lớn, thậm chí là các quan chức cấp cao… Đây là mục tiêu bảo vệ quan trọng, chính yếu. 

Thứ ba, thực tế trong nhiều sự kiện nhạc hội, thể thao hay các trận bóng đã có nhiều vấn đề an ninh, tranh chấm, gây gổ, những hành vi quá khích… diễn ra. Nhân viên bảo vệ cần có mặt kịp thời để ngăn chặn, giảng hòa tránh hậu quả khôn lường. 

Tại Hà Nội, có thể tham khảo dịch vụ bảo vệ sự kiện uy tín của một số đơn vị như Công ty bảo vệ Hưng Thịnh Phát, Công ty bảo vệ Samurai. Trước đây thongtintonghop.org đã có bài viết về những công ty này ở tại: Công ty bảo vệ nào uy tín tại Hà Nội năm 2019 ?

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của Star Event về cách phòng ngừa rủi ro trong tổ chức event. 

Đánh giá sự kiện 

Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để bạn rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Có một sự thật rằng dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức trơn tru hoàn hảo từ đầu đến cuối cả, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Các kinh nghiệm này không có một sách vở trường lớp nào dạy bạn, mà đó hoàn toàn là những điều bạn cần tự đúc rút ra cho bản thân. 

Trên đây là những việc cần làm thuộc công đoạn chuẩn bị trong các quy trình tổ chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra. Chúc các bạn sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị để từ đó tạo tiền đề cho việc tổ chức được những sự kiện thành công.
Tổ chức sự kiện tại Hà Nội cần thực hiện những khâu nào? Reviewed by Admin on tháng 11 08, 2019 Rating: 5
Website đang hoạt động thử nghiệm, chờ giấy phép Sở Thông tin và Truyền thông. Bản quyền thuộc về thongtintonghop.org © 2014 - 2017 - Design by Share123 Blogger Templates

Liên hệ với Quản trị viên

Tên

Email *

Nội dung *

Hình ảnh chủ đề của merrymoonmary. Được tạo bởi Blogger.